Protokolle sind wichtige Notizen, die wesentliche Informationen wie besprochene Tagesordnungspunkte während eines Meetings festhalten. Tatsächlich kann das Format von Protokollen je nach Art der zu erfassenden Informationen variieren. Aus diesem Grund haben wir verschiedene Beispiele und besprechungsprotokoll vorlagen erstellt, die Ihnen dabei helfen, diese einfach zu transkribieren. Außerdem gibt es grundlegende Daten, die ein Protokoll enthalten sollte, die wir im Folgenden besprechen.
Einfache Anleitung und Beispiele für Meeting-Protokolle
- Was sollte ein Protokoll enthalten?
- Besprechungsprotokoll vorlage für Word
- Vorlage besprechungsprotokoll für Excel
- Besprechungsprotokolle vorlagen für Google Docs
- Besprechungsprotokoll vorlage für PDF
- Online besprechungsprotokoll vorlage (GitMind)
Was sollte ein Protokoll enthalten?
Die Erstellung von Protokollen kann auf verschiedene Weise erfolgen, je nach Präferenzen der Gruppe oder der Art der zu erfassenden Informationen. Obwohl einige Gruppen ein bestimmtes Format bevorzugen, enthalten besprechungsprotokolle vorlagen in der Regel folgende Informationen:
- Datum und Uhrzeit des Meetings
- Namen der anwesenden und abwesenden Teilnehmer
- Besprochene Tagesordnungspunkte
- Folgeaktionen aus dem vorherigen Meeting
- Getroffene Entscheidungen und zugehörige Folgeaktionen
Besprechungsprotokoll vorlage für Word
Für einfache Protokolle benötigen Sie keine speziellen Programme. Sie können die benötigten Informationen mit den verfügbaren Tools auf Ihrem Computer erstellen, wie z. B. Word. Diese besprechungsprotokoll vorlage ist besonders nützlich, wenn Sie keine komplexe Software verwenden möchten.
Beispiel für Word #1
Diese Vorlage enthält alle notwendigen Informationen für ein Meeting-Protokoll. Oben links finden Sie das Datum mit Monat, Tag und Jahr sowie die Uhrzeit des Meetings. Sie enthält auch Namen der Teilnehmer, Tagesordnungspunkte, die dafür eingeplante Zeit und die jeweiligen Vortragenden. Für einfache Meetings ist diese Vorlage ideal.
Beispiel für Word #2
Wenn Sie ein simples Meeting abhalten, ist diese Vorlage ein guter Ausgangspunkt. Es sind keine speziellen Formatierungen wie Tabellen erforderlich. Die Informationen werden in linearer Form angegeben, was das Anpassen erleichtert.
Vorlage besprechungsprotokoll für Excel
Mit Excel können Sie Protokolle mithilfe von Tabellen effizient führen. Diese Methode ist besonders vorteilhaft, wenn viele Informationen oder Kategorien erfasst werden müssen. Zudem können Benutzer Farbmarkierungen verwenden, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Eine vorlage Besprechungsprotokoll in Excel ist besonders praktisch für detailliertere Protokolle
Beispiel für Excel #1
Diese Version der Vorlage enthält fünf Abschnitte. Der erste Abschnitt enthält die grundlegenden Informationen wie das Datum des Meetings, die Uhrzeit, wer das Protokoll erstellt hat usw. Die Abschnitte darunter enthalten Meetingziele, Teilnehmer, Verwaltung und alte Geschäfte.
Beispiel für Excel #2
Hier ist eine weitere Version einer mit Excel erstellten Vorlage für Besprechungsprotokolle. Bevor mit den Tagesordnungspunkten fortgefahren werden kann, muss der Protokollführer zunächst den Projekttitel, das Besprechungsdatum, den Ort und andere grundlegende Details festlegen. Sie können auch diesen Ansatz verwenden, bei dem die Hauptkategorien in einer Zeile und darunter angeordnet sind, während die Elemente in Spaltenform organisiert sind.
Besprechungsprotokolle vorlagen für Google Docs
Google Docs bietet ähnliche Funktionen wie MS Word und ermöglicht es Ihnen, umfassende Protokolle zu erstellen. Hier können Schriftarten, Farben, Textausrichtung und vieles mehr angepasst werden. Die besprechungsprotokolle vorlagen in Google Docs sind besonders flexibel und anpassbar.
Beispiel für Google Docs #1
Obwohl das Tool nur einfache Funktionen bietet, können Sie dennoch in wenigen einfachen Schritten ausführliche Sitzungsprotokolle erstellen. Mit dieser Version der Sitzungsprotokolle in Google Docs können Sie alle erforderlichen Informationen einfügen und die Kategorie der Details in einem tabellarischen Layout anzeigen.
Beispiel für Google Docs #2
Wenn Sie daran gewöhnt sind, Notizen in Aufzählungsform zu schreiben, sollte Ihnen dieses Beispiel für ein Sitzungsprotokoll nützlich sein. Diese Version verwendet sowohl Nummerierungs- als auch Aufzählungsmethoden, um Informationen aufzulisten. Der einzige Nachteil ist jedoch, dass es zu viel Platz auf der Seite einnimmt. Je mehr Informationen eingegeben werden, desto mehr Seiten werden benötigt.
Besprechungsprotokoll vorlage für PDF
Wenn Sie nach bearbeitbaren PDF-Protokollen suchen, können Sie die folgenden Beispielvorlagen für Besprechungsprotokolle verwenden. Das Gute an PDF ist, dass Sie die Datei oder das Dokument mit einem Code schützen können, insbesondere wenn es vertrauliche Informationen enthält oder Sie diese vertraulich halten möchten.
Beispiel für PDF #1
Ein weiteres Beispiel ist das Protokoll einer Geschäftssitzung, in dem Datum und Uhrzeit der Vorstandssitzung in einer Phrase dargestellt werden, anstatt einen eigenen Abschnitt für Uhrzeit und Datum zu erstellen. Im letzten Teil des Beispiels für das Sitzungsprotokoll werden außerdem die anwesenden und abwesenden Teilnehmer, Genehmigungsprotokolle, Berichte und der Zeitpunkt der Vertagung der Sitzung aufgeführt.
Beispiel für PDF #2
Möchten Sie Ihre Sitzungsprotokolle besser organisieren? Sie können den Tabellenlayout-Ansatz wie im folgenden Beispiel verwenden. Jede Tabelle stellt eine bestimmte Kategorie dar. Tatsächlich können Sie sowohl Tabellen- als auch Aufzählungslayouts nach Ihren Anforderungen kombinieren..
Online besprechungsprotokoll vorlage (GitMind)
Für eine interaktivere und kreativere Minute können Sie den Mindmapping-Ansatz verwenden. GitMind ist bei weitem die beste kostenlose Mindmap, die Sie online finden können. Es ermutigt Sie, kreativ zu sein, indem es eine Vielzahl von Mindmapping-Layouts integriert und es gleichzeitig für die Leser leicht verständlich macht. Wenn Sie außerdem daran interessiert sind, Ihr erstes Besprechungsprotokoll mithilfe einer Mindmap zu erstellen, sehen Sie sich die Beispiele unten an.
Beispiel von GitMind #1
Mit GitMind können Sie ein einfaches, aber kreatives Protokoll erstellen. Mit dieser Vorlage können Sie gut darstellen, welche Aktivitäten zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfanden. Außerdem können Sie mit KI-Mindmap,Ihr schriftliches Protokoll hochladen und es vom Tool scannen lassen, um sofort eine Mindmap für Ihr Protokoll zu erstellen. Es gibt fünf Tagesordnungen oder Aktivitäten, die stattgefunden haben, wie in der Abbildung zu sehen. Interessanterweise können Sie mit dem Tool schwebende Knoten hinzufügen, in die Sie zusätzliche Informationen einfügen können. Auf diese Weise müssen Sie nicht alle Informationen auf der Karte oder in einem Zweig unterbringen.
Beispiel von GitMind #2
Für ein umfassenderes Beispiel eines Besprechungsprotokolls können Sie diese Vorlage von GitMind herunterladen und bearbeiten. Die Vorlage enthält Bilder, die mit den durchgeführten Aktivitäten oder Aktionen verknüpft sind. Durch die Integration von Anhängen machen sie Ihr Protokoll leicht verständlich und optisch ansprechend.
Beispiel von GitMind #3
Produktplanung ist ein grausamer und ermüdender Prozess. Hinzu kommt, dass es viele Informationen gibt, die Sie während des Meetings verarbeiten müssen. Deshalb wird dringend empfohlen, bei solchen Meetings ein Protokoll zu führen. In diesem Sinne können Sie die Vorlage für Meeting-Notizen von GitMind verwenden, einem der besten apps für Besprechungsprotokolle, wenn Sie das nächste Mal an einem Produktplanungsmeeting teilnehmen. Es ist einfach zu verwenden und kann bearbeitet werden, sodass Sie die während des gesamten Meetings behandelten Informationen hinzufügen können.
Beispiel von GitMind #4
Besprechungen werden entweder überraschend oder nach Zeitplan abgehalten. Nehmen Sie zum Beispiel diese Vorlage, die eine Art von Besprechung zeigt, die überraschend stattfand, um die Ziele für das neue Jahr festzulegen. Diejenigen, die das Protokoll der Besprechung führen, können die Texte dieser Vorlage für Besprechungsprotokolle einfach ersetzen.
Fazit
Unabhängig von der verwendeten Software bieten diese Besprechungsprotokolle Vorlagen eine ausgezeichnete Basis, um wichtige Informationen zu dokumentieren. Wählen Sie die passende Besprechungsprotokoll Vorlage, um Ihre Meetings effizienter zu gestalten.
Einen Kommentar schreiben