Las reuniones ofrecen la oportunidad de hacer una lluvia de ideas, conectar y producir más ideas. Sin embargo, no todas las reuniones están bien organizadas, lo que hace que los equipos pierdan productividad y tiempo. Hay quejas sobre las reuniones como la mala preparación, la desorganización o el dominio de los individuos. Y una forma de evitar estas quejas es mediante las actas de reunión. Las actas de reunión proporcionan la información esencial de la reunión, como los miembros, los puntos del orden del día y la hora a la que se levantó la reunión. Además, esto te permite prepararte antes, durante y después de la reunión. Afortunadamente, las actas de reunión se hacen de forma rápida y eficaz mediante una aplicación de actas de reunión. Echa un vistazo a algunas de las mejores apps para organizar reuniones a continuación.
Las mejores Aplicaciones de Actas de Reuniones
GitMind
Precio: Gratis
GitMind es una práctica herramienta de creación de gráficos apta para organizar reuniones. Nuestra primera herramienta de la lista es GitMind. Permite a los usuarios crear varios gráficos y mapas mentales eligiendo entre las plantillas gratuitas, que son estupendas para tomar la información esencial de tus conferencias y reuniones. Además, viene con una función de colaboración que permite a los participantes conectarse, compartir ideas y tomar notas de la reunión al mismo tiempo. Ahora, para que puedas aprovechar al máximo este increíble software de actas de reuniones, sigue la sencilla guía que te ofrecemos a continuación.
- En tu navegador, visita GitMind y ve a la sección “Plantillas”. Selecciona la plantilla “Agenda de reunión de equipo” de la galería o utiliza la barra de búsqueda para acceder al instante. Haz clic en el botón “Usar plantillas” y luego empieza a editar tomando notas de algunos puntos importantes y de la agenda de la reunión.
- Esta vez, conéctate con tu equipo haciendo clic en el icono “Invitar colaboradores” del menú superior. Para entonces, tú y tu equipo podréis acceder a las actas de vuestras reuniones.
- Por último, ahora puedes guardar el acta de la reunión para su registro. Simplemente pulsa el botón “Exportar” en la esquina superior derecha y elige el formato de salida que desees.
Minute
Precio: 7.49 $ mensuales
Otra buena aplicación de actas de reuniones que te permite anotar las actas de las reuniones junto con tu equipo es Minute. Este software tiene un organizador de archivos que es útil para organizar tus documentos escritos. Además, ofrece tres secciones importantes para tus actas de reunión:
Antes de la reunión: en esta sección tiene lugar la preparación. Te permite invitar a los miembros de tu equipo a organizar el orden del día, el calendario y la documentación de la reunión.
Durante la reunión: esta sección sirve para anotar las notas de la reunión, los debates, las tareas que se pueden llevar a cabo y los documentos mientras se desarrolla la reunión.
Después de la reunión: en esta sección se recapitula la discusión, se revisan las notas importantes, los documentos, las tareas, etc. También puedes fijar una reunión de seguimiento en esta sección.
Hugo
Precios: Gratuito; 399 $ al mes
También puedes probar a organizar las actas de tus reuniones con Hugo. Mantiene todas las notas y documentos de tus reuniones en un lugar centralizado. Los participantes pueden crear y actualizar el contenido como en cualquier aplicación de notas de reunión. Además, cuenta con numerosas plantillas de actas de reuniones que te permiten crear rápidamente notas de reunión. Además, integra famosas herramientas de gestión de proyectos como Asana, Confluence, Slack y Trello.
Soapbox
Precios: Gratuito; 12$ mensuales
Si eres el directivo que controla la reunión, SoapBox es la mejor herramienta para ti. Ofrece diferentes tipos de plataformas para reuniones, como las individuales, las de equipo y las de toda la empresa. Con este programa, puedes crear agendas en línea o dar opiniones a los puntos de la agenda utilizando la función de comentarios. Además, anima a los miembros de tu equipo a ser proactivos lanzando una retrospectiva o un lanzamiento de producto. Estas funciones deberían aportar más ideas y conocimientos.
MeetingBooster
Precios: Prueba gratuita
El siguiente en la lista de los mejores programas de software de actas de reuniones es MeetingBooster. Se trata de un sistema de gestión de reuniones basado en la nube que maximiza la productividad y minimiza el tiempo dedicado a las reuniones. Agiliza tres de sus sencillos procedimientos de reunión que son los siguientes:
Pre-reunión, aquí es donde tiene lugar la programación y la preparación. También determina las tareas que se delegan a los miembros que participan en la reunión.
Durante la reunión, esta etapa es en la que los participantes van a realizar reuniones in situ, tomar notas y asignar los puntos de acción.
Después de la reunión, cuando la discusión termina, pero antes de eso, el redactor de actas debe discutir y revisar los temas. Al igual que otras herramientas, te otorga la capacidad de colaboración que puede hacer que el proceso de revisión de las actas de la reunión sea rápido y sin problemas.
MeetingKing
Precio: 9,95 $ mensuales
MeetingKing es una aplicación de notas de reunión en 3 partes que te permite gestionar fácilmente las reuniones en 3 etapas. Puedes utilizarla tanto para reuniones presenciales como online para reuniones de colaboración. A continuación, te mostramos los 3 pasos sencillos que debes emplear en una reunión con esta herramienta para que el debate sea eficiente y para que el acta de la reunión sea eficaz.
Prepara, te da tiempo a crear una agenda con plantillas de reuniones o creando desde cero.
En la reunión, después de prepararse, los participantes pueden empezar a tomar pequeñas notas durante la reunión.
Seguimiento, es la etapa final en la que los usuarios envían las actas de las reuniones por correo electrónico. Puedes filtrar el proyecto y asignar tareas por el departamento.
Meetly
Precio: 4$ mensuales
Considera la posibilidad de utilizar Meetly si quieres conectar tus notas de reunión a tu calendario como forma de hacer un seguimiento personal del progreso de tu trabajo. Al igual que los programas de software de actas de reuniones mencionados anteriormente, tiene plantillas prediseñadas que puedes seguir para crear unas notas de reunión organizadas. Aparte de eso, puede mantener a todos informados mediante la suscripción a actualizaciones automáticas de los resúmenes de las reuniones. Esto funciona tanto si los miembros están dentro como fuera de la organización.
Beenote
Precio: 2,67 $ al año
Las reuniones de 3 partes obtuvieron comentarios positivos de las reuniones de colaboración. Dicho esto, vamos a presentar otro programa de este tipo que no es otro que Beenote. Asimismo, te permite realizar todos los pasos necesarios para llevar a cabo las reuniones, que son la gestión de la agenda, la celebración de la reunión y la consecución de las acciones/tareas. Nunca te equivocarás usando este método.
Magic Minutes
Precio: 12$ mensuales
Esta aplicación de actas de reuniones ofrece una interfaz de usuario intuitiva para gestionar tus reuniones. Magic Minutes cuenta con frases u oraciones predefinidas. Te ayuda a ahorrar tiempo de escribir manualmente detalles o notas. Además, con unos pocos clics, puedes enviar las frases predefinidas a tus compañeros de equipo para que la reunión sea fluida y eficaz.
MeetingSense
Precio: 9$ mensuales
Un software de gestión de reuniones que es fácil de aprender y manejar. Si buscas un programa que puedas utilizar cómodamente con el mínimo esfuerzo, MeetingSense puede ser la solución para ti. Con su entorno fácil y manejable, puedes organizar reuniones con un diseño flexible y personalizable. Y lo mejor de esta aplicación de actas de reuniones es que los asistentes pueden recibir notificaciones automáticas por correo electrónico como invitación a la reunión.
Conclusión
Todas las aplicaciones de notas para reuniones que se comentan en este post te ayudarán a ahorrar tiempo y a llevar a cabo una reunión productiva y significativa. Mientras tanto, si quieres probar un nuevo enfoque que pueda darte una buena impresión, GitMind puede ser la elección adecuada para ti.
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