As reuniões proporcionam uma oportunidade única para brainstorming, discussões e criação de ideias. No entanto, nem todas as reuniões são bem organizadas, resultando em menor produtividade das equipes e desperdício de tempo. Há reclamações de reuniões como má preparação, desorganizadas, ou com indivíduos dominando a pauta. E uma maneira de evitar essas reclamações é através de atas de reuniões. As atas fornecem informações essenciais para isso, como os membros participantes, itens da agenda e o tempo designado. Além disso, elas permitem que você se organize antes, durante e depois da reunião. Felizmente, as atas de reuniões podem ser mais fáceis e rápidas de se fazer usando um eficaz app de atas de reunião. Dê uma olhada em alguns dos melhores aplicativos para fazer ata de reunião abaixo.
Melhores Apps para Ata de Reunião
GitMind
Preço: Grátis
Uma ferramenta prática para criar gráficos é útil para fazer atas de reuniões. E a primeira ferramenta da nossa lista é o GitMind. Ele permite aos usuários criar vários gráficos e mapas mentais, escolhendo dentre os modelos, e isso é ótimo para organizar as informações essenciais das conferências e reuniões. Além disso, ele possui um recurso de colaboração, que permite que os participantes se conectem, compartilhem ideias e vejam a ata da reunião ao mesmo tempo. E para aproveitar este incrível software de atas de reunião, siga o guia abaixo.
- No seu navegador, visite a página do GitMind e vá até a seção “Modelos”. Selecione o modelo “Agenda para Reunião de Times”, na galeria, ou use a barra de pesquisa para acessá-lo instantaneamente. Clique no botão “Usar Modelos” e comece a editar, tomando notas de alguns itens importantes e atas da reunião.
- Além disso, conecte-se com sua equipe clicando no ícone “Convidar Colaboradores”, no menu superior. Assim, você e sua equipe pode ter acesso à pauta da reunião.
- Por fim, você pode salvar as atas das reuniões para o seu registro futuro. Basta clicar no botão “Exportar”, no canto superior direito e escolher o formato de saída desejado.
Minute
Preço: VIP mensal/$7.49
Outro bom app para atas de reunião que você pode usar para organizar reuniões com sua equipe é o Minute. O software tem um organizador de arquivos, muito útil para aplicar em seus documentos escritos, além de oferecer três divisões importantes para suas atas de reunião:
Antes da Reunião – Esta é a seção onde a preparação tem acontece. Ele permite que você convide os membros da sua equipe para organizar as reuniões, divulgar a agenda e compartilhar a documentação.
Durante a Reunião – Esta seção é útil para fazer anotações sobre as reuniões, debates, tarefas adicionais, documentos, enquanto a reunião está em curso.
Após a Reunião – Nesta área, você pode recapitular a discussão, rever notas importantes, documentos, tarefas, etc. Você também pode definir uma reunião de acompanhamento nesta seção.
Hugo
Preço: Grátis; VIP mensal/$399
Você também pode tentar organizar suas atas de reuniões usando o Hugo. Ele mantém todas as suas notas de reuniões e documentos em um local de trabalho centralizado. Os participantes podem criar e atualizar o conteúdo em um só lugar, assim como em qualquer app de anotações. Ele também oferece diversos modelos para atas de reunião, o que possibilita a você rapidamente criar notas de reuniões. Mais ainda, o serviço possui interação com ferramentas de gerenciamento de projetos, como Asana, Confluence, Slack, e Trello.
Soapbox
Preço: Grátis; VIP mensal/$12
Se você será o gerente controlando a reunião, o SoapBox é o melhor conjunto de ferramentas para você. Ele oferece diferentes tipos de plataformas, tais como encontros um a um, reuniões de equipe e discussões com toda a empresa. Com este programa, você pode criar agendas online ou dar feedback aos itens de agendas utilizando a função de comentário. Mais ainda, isso incentiva membros da sua equipe a serem mais pró ativos, expondo suas ideias e comentários. Recursos assim rendem mais colaborações e insights.
MeetingBooster
Preço: Teste Grátis
O próximo da nossa lista de melhores programas de atas de reunião é o MeetingBooster. Ele é um sistema de gerenciamento de reunião baseado em nuvem, que maximiza a produtividade e minimiza o tempo gasto em reuniões. Ele possui três procedimentos de reuniões fáceis de usar, como mostramos abaixo:
Pré reunião, aqui é onde a preparação e o agendamento acontece. Também é possível determinar as tarefas para os membros envolvidos na reunião.
Durante a reunião. Nesta fase, os participantes vão realizar reuniões presenciais, fazer anotações e atribuir os itens de ação a cada um.
Pós reunião. Terminada a reunião, o responsável pela ata deve discutir e rever os tópicos. Como em algumas outras ferramentas, é possível a colaboração em equipe para tornar o processo de revisão de atas de reuniões rápido e amplo.
MeetingKing
Preço: VIP mensal/$9.95
O MeetingKing é um aplicativo de anotações de reuniões que possibilita a você gerenciar facilmente suas reuniões em 3 estágios. Você pode usá-lo para reuniões um a um, além de colaboração online entre a equipe. Veja os 3 passos simples para organizar sua reunião usando esta ferramenta de maneira eficiente e produtiva.
Preparação. Você poderá criar uma agenda para a sua reunião com modelos prontos ou começando do zero.
Reunião. Após a preparação, os participantes podem começar a tomar notas curtas durante a reunião.
Acompanhamento. Neste estágio final, os usuários enviam as atas das reuniões através de e-mail. Você pode filtrar as tarefas do projeto e atribuir aos departamentos.
Meetly
Preço: VIP mensal/$4
Considere usar o Meetly se você quiser conectar suas notas da reunião ao seu calendário, além de acompanhar o seu progresso de trabalho. Assim como os programas de atas de reunião mencionados acima, ele também tem modelos pré-concebidos que você pode seguir para criar notas de reuniões mais organizadas. Afora isso, ele mantem todos informados ao se inscreverem para receber atualizações e resumos das reuniões automaticamente. Isso funciona com os membros dentro ou fora da organização.
Beenote
Preço: VIP anual/$2.67
Alguns aplicativos de terceiros têm feedbacks muito positivos de reuniões de colaboração. Dito isso, apresentamos outro programa deste tipo, chamado Beenote. Da mesma forma, ele permite tomar todas as medidas necessárias para a realização de reuniões, como gestão de agenda, realização da reunião e Tarefas/Ações a serem tomadas. Você nunca erra usando este método.
Magic Minutes
Preço: VIP mensal/$12
O próximo aplicativo para atas de reunião oferece uma interface de usuário muito intuitiva para o gerenciamento de suas reuniões. O Magic Minutes oferece palavras ou frases pré definidas, que ajudam você a ganhar tempo ao inserir notas ou observações. Mais ainda, com poucos cliques você consegue enviar as frases para seus colegas de projeto.
MeetingSense
Preço: VIP mensal/$9
Um programa de gerenciamento de reuniões muito fácil de aprender e operar. Se você está procurando um programa que pode usar confortavelmente e com o mínimo esforço, o MeetingSense pode lhe ser muito útil. Com sua interface fácil e eficiente, você pode organizar reuniões em um layout flexível e personalizável. E o melhor deste app de atas de reuniões é que os participantes recebem notificações de e-mail automaticamente como convites para as reuniões.
Conclusão
Todos os aplicativos para atas de reuniões apresentados neste artigo podem ajudar você a conduzir uma reunião produtiva e eficiente. Por outro lado, se você quiser experimentar uma alternativa que vem causando uma boa impressão, o GitMind pode ser sua escolha.
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