As atas de reunião são notas importantes que mantêm o registro das informações necessárias, como itens da agenda discutidos durante a reunião. De fato, o estilo ou formato das atas de reunião podem variar, dependendo do tipo de informação que você deseja registrar. Dito isso, criamos diferentes exemplos e modelos de atas de reuniões para ajudar você a transcrever facilmente os pontos importantes. Há também alguns dados básicos que uma ata de reunião deve ter, que discutiremos abaixo.
Modelos e Exemplos Simples de Atas de Reunião
- O que deve incluir a ata da reunião?
- Modelo de atas de reunião para Word
- Modelo de atas de reunião para Excel
- Modelo de atas de reunião para Google Docs
- Modelo de atas de reunião para PDF
- Modelo de ata de reunião online (GitMind)
O que deve incluir uma ata da reunião?
Atas de reunião podem ser feitas de várias maneiras, de acordo com a preferência de um determinado grupo ou do tipo de informação que será registrada. Algumas pessoas aderem a um formato específico, incluindo as seguintes informações na ata da reunião:
- Data e hora da reunião
- Nomes dos participantes presentes e ausentes
- Itens da agenda discutidos durante a reunião
- Acompanhamento de ações tomadas desde a reunião anterior
- Decisões tomadas e ações de acompanhamento
Modelo de atas de reunião para Word
As atas de uma reunião não precisam ser complexas e você não precisa de nenhum programa especial para criá-las. Basta usar ferramentas simples disponíveis no computador. Uma das alternativas mais acessíveis é o editor de texto Word.
Exemplo para o Word #1
Este modelo fornece as informações necessárias que as atas de uma reunião devem ter. No canto superior esquerdo, temos a data, incluindo o mês, dia e ano. Também temos a hora em que a reunião foi realizada. Você também verá aqui o nome dos participantes, itens ou tópicos da agenda, tempo para cada tarefa e o que foi apresentado. Se você estiver à procura de uma ata de reunião simples, este exemplo deve ser de grande ajuda.
Exemplo para Word #2
Ao conduzir uma reunião simples, este modelo é um bom lugar para começar. Não há formatação especial necessária, como tabelas ou ilustrações. Outra coisa a notar é que todos os itens para preencher são escritos em forma linear, facilitando o processo ou personalizando as atas de reunião de acordo com suas necessidades.
Modelo de atas de reunião para Excel
Você também pode criar atas de reunião com a ajuda de tabelas, usando Excel. Isso permite que você acompanhe facilmente os detalhes da reunião, especialmente se envolver muitas informações e categorias diferentes. Outra vantagem é que os usuários podem usar sistema de cores para destacar as informações umas das outras. Veja os exemplos de atas de reunião usando o Excel.
Exemplo para Excel #1
Há cinco seções incluídas nesta versão de ata. A primeira vem com as informações mais básicas, como a data da reunião, horário, quem preparou os tópicos, etc. Nas seções abaixo estão os objetivos, participantes, administrador e negociações prévias.
Exemplo para Excel #2
Esta é outra versão de ata de reunião criada usando o Excel. Antes de prosseguir para os itens da agenda, a pessoa responsável pelas notas precisa determinar primeiro o título do projeto, a data da reunião, a localização e outros detalhes básicos. Você também pode usar essa abordagem onde as principais categorias são organizadas em uma linha e os itens são organizados em forma de coluna.
Modelo de atas de reunião para Google Docs
O Google Docs é outra ferramenta que você pode usar para criar atas de reunião abrangentes. Ele funciona como o MS Word e oferece basicamente as mesmas funcionalidades. Com ele, você pode personalizar a fonte, cor, alinhamento de texto e muito mais. Você pode se referir ao modelo de ata de reunião para Google Docs abaixo.
Exemplo para Google Docs #1
Embora ofereça funcionalidades simples, você ainda pode criar atas de reunião detalhadas em apenas alguns passos simples usando o Google Docs. Aqui, você pode incluir todas as informações necessárias e mostrar categorias detalhadas usando um layout baseado em tabela.
Exemplo para Google Docs #2
Se você está acostumado a fazer anotações usando folha de ponto, este exemplo pode ser útil. Esta versão usa abordagens de numeração e pontos na listagem de informações. A única desvantagem, porém, é que é preciso muito espaço na página. Quanto mais informações, maior será a ata.
Modelo de atas de reunião para PDF
Para quem procura por atas de reunião em PDF editável, podemos usar os exemplos abaixo. A principal vantagem do formato PDF é que você pode proteger o arquivo ou documento com um código, especialmente se contiver informações confidenciais ou se você quiser mantê-lo privado.
Exemplo para PDF #1
Outro exemplo é uma reunião de negócios em que apresenta a data e hora da reunião por extenso, em vez de criar outra seção para isso. Esta ata também lista os participantes presentes e ausentes, atas de aprovação, relatórios e quando a reunião é adiada, na última parte do exemplo de ata de reunião.
Exemplo para PDF #2
Quer uma ata mais organizada? Você pode usar um layout da tabela, como o exemplo abaixo. Cada tabela representa uma determinada categoria. Na verdade, você pode combinar ambas as tabelas e layouts, de acordo com suas necessidades.
Modelo de ata de reunião online (GitMind)
Para uma ata mais interativa e criativa, podemos usar a abordagem de mapas mentais. E o GitMind é de longe um dos melhores programas encontrados online. Ele ajuda a despertar a criatividade, integrando uma variedade de layouts de mapas mentais, facilitando a compreensão dos leitores. Além disso, se você quiser criar o seu primeiro exemplo de ata, usando um mapa mental, consulte os exemplos abaixo.
Exemplo para GitMind #1
Com o GitMind, você pode criar atas simples e criativas. Com este exemplo, as atividades em um determinado momento específico são apresentadas claramente. Existem cinco agendas ou atividades que ocorreram, como visto na ilustração. Curiosamente, a ferramenta permite adicionar nós em que você pode inserir informações adicionais. Assim, você não se perde em todas as informações no mapa ou em um ramo.
Exemplo para GitMind #2
Para uma ata de reunião mais abrangente, você pode baixar e editar este modelo para o GitMind. O modelo vem com fotos associadas às atividades ou ações realizadas. Isso deixa suas atas mais fáceis de entender, com a integração de anexos, e mais compreensivo para todos os participantes.
Conclusão
Não há regras ou padrões para criar atas de reuniões. Contanto que ela seja capaz de coletar e organizar todas as informações discutidas, temos toda a liberdade criativa. Dito isso, se você nunca criou uma ata de reunião, pode usar os exemplos acima para registrar qualquer informação importante.
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