Initié pour la première fois dans les entreprises, le workshop, que l’on traduit en français par atelier collaboratif, commence à devenir populaire dans les milieux scolaires. Sa popularité est justifiée par son efficacité. Loin des modèles classiques où il y a un animateur et un public en face, les sessions de workshop génèrent une véritable interaction parmi tous les participants. Cependant, pour que cette méthode soit vraiment efficace, une grande préparation s’impose. Découvrons ensemble dans les prochaines lignes : comment organiser efficacement un workshop.
Comment organiser efficacement un workshop réussi
Avant l’atelier
L’organisation d’un atelier commence bien avant que vous ne rencontriez réellement votre public. En fait, elle commence même avant que vous ne commenciez à attirer ce public. Ce guide vous expliquera pourquoi fixer d’abord votre objectif est la clé du succès. Ensuite, comment vous pouvez vous assurer que votre atelier se déroule à la perfection des mois avant son début :
Identifiez vos objectifs
La qualité du workshop est toujours déterminée par la satisfaction de votre public. Donc, voici la règle numéro un : ne commencez jamais par vos propres objectifs. Au contraire, investissez vos efforts pour clarifier comment vous pouvez aider les participants à trouver des réponses aux questions qu’ils se posent. Ce contexte devrait être très utile en termes de fixation d’objectifs.
Disons que vous avez été invité à animer un atelier dans le cadre d’une conférence sur les technologies financières. Bien entendu, votre plan dépendra largement de votre expertise dans ce domaine. Mais essayez de commencer la planification en vous demandant ce que les participants pourraient vouloir apprendre plutôt que de penser à ce que vous pouvez offrir :
- Explorez le reste du programme. Surtout s’il ne s’agit pas d’un événement autonome. Vous ne voulez pas que votre public passe beaucoup de temps à parler de choses qui ont déjà été abordées ailleurs lors de la conférence.
- Rattrapez les autres intervenants. Vous voudrez peut-être discuter de vos idées avec les responsables dans le cadre de discussions individuelles ou d’une réunion de groupe. Dans ce cas,nous vous recommandons de programmer votre réunion de parties prenantes dès le début. Idéalement, au plus tard 12 mois avant l’événement. Un changement de dernière minute du thème d’un atelier est une expérience amusante, mais beaucoup trop risquée.
Une fois tout cela mis en place, commencez à travailler sur vos objectifs personnels. Définissez les paramètres en termes de nombre de participants, de résultats qualitatifs, etc.
Choisissez un format pour le workshop
L’objectif de votre atelier doit dicter le format qui permettra d’atteindre cet objectif. Voici quelques critères qui vous aideront à transformer une idée d’atelier en une expérience intéressante :
- La durée : Il peut s’agir d’une session unique ou d’un programme comprenant plusieurs ateliers. Chacun d’entre eux devant être consacré à un thème spécifique. La durée moyenne d’un atelier à session unique est de 45 à 60 minutes. Et nous ne recommandons absolument pas de dépasser trois heures par session.
- Participation : Vous pouvez planifier un atelier participatif qui permet des discussions approfondies. Mais aussi des séances de questions-réponses, ou vous pouvez vous concentrer sur la présentation de matériel à votre public.
- Le suivi. En général, les ateliers sont des événements autonomes, ce qui signifie que votre public doit apprendre ici et maintenant. L’alternative serait de familiariser les gens avec un certain sujet ou de leur enseigner des compétences de base au cours d’un atelier. Puis de les encourager à tirer parti de cette expérience dans le monde réelle par le biais de missions de suivi.
Décidez qui doit participer
Les personnes sont la pièce maîtresse du puzzle lorsqu’il s’agit d’ateliers. Non seulement votre public a un impact sur le format de l’événement, mais il détermine également les supports et le contenu que vous devez utiliser.
Dans le contexte d’un atelier collaboratif, il existe deux scénarios clés pour l’analyse de l’audience. Le premier, s’il s’agit d’un événement indépendant, utilisez des analyses pour explorer votre persona cible dans le monde réel. Le second, s’il s’agit d’un atelier dans le cadre d’une conférence ou d’un séminaire, coopérez avec les parties prenantes et utilisez des outils d’enquête pour en savoir le plus possible sur les personnes qui participent à l’événement.
En fonction de l’objectif de votre atelier, vous devez également déterminer la taille du public. Pour les événements éducatifs, le principe « plus il y en a, mieux c’est » fonctionne généralement bien. Mais si vous cherchez à résoudre un problème dans le cadre d’un atelier et que vous souhaitez que celui-ci soit très participatif, limitez le public à 10-15 personnes.
Choisisez un lieu
En fonction des circonstances dans lesquelles les gens participent, les organisateurs d’événements devront soit chercher un lieu indépendant, soit, s’il s’agit d’une partie d’un événement plus important, choisir un endroit stratégique dans l’espace donné. Assurez-vous que vous pouvez accueillir le nombre de participants prévu ; si l’espace est limité, le nombre d’inscriptions doit l’être également. Si votre atelier se déroule dans le cadre d’une conférence, réfléchissez aux moyens d’insonoriser votre salle pour éviter les intrusions bruyantes.
Établissez un programme pour le workshop
Sans élaborer un programme d’atelier détaillé, vous ne pouvez pas prétendre avoir créé l’image complète d’un événement. Ce programme constitue une excellente source d’informations pour les participants. Il peut également constituer un plan d’action très utile pour les organisateurs. De plus, en publiant le programme de l’atelier sur un site web, vous créez un espace pour interagir avec le public cible. Cela permet aux gens de comprendre les objectifs de l’événement, de préparer des questions et de faire connaissance avec d’autres personnes qui prévoient d’y participer.
Choisissez un logiciel de gestion efficace pour le workshop
Lorsqu’il s’agit d’un atelier, la communication est la clé. Alors, pour vous assurer que vous restez en contact avec les participants à votre atelier, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel permettant d’automatiser la communication par courrier électronique et l’inscription. Un outil flexible pour la gestion des enquêtes serait un atout supplémentaire pour vous aider à exploiter les expériences des participants et à clarifier leurs attentes.
Faites connaître votre atelier
Même si vous organisez des ateliers récurrents qui sont bien reconnus dans la niche ciblée, ne vous fiez pas au seul bouche-à-oreille. Commencez par publier une annonce sur votre site Web. Puis, envoyez des invitations personnalisées par courrier électronique aux personnes susceptibles d’être intéressées. Et si vous souhaitez toucher un public plus large, prévoyez quelques activités de médias sociaux avant et pendant l’événement.
Pendant l’atelier
Lors de l’étape suivante de la gestion de l’atelier, votre objectif premier doit être de maintenir l’implication des participants dans le processus d’apprentissage. Voici quelques conseils pour y parvenir :
- Prenez votre temps pour clarifier le plan de l’atelier et les règles de participation. Par exemple, en fonction du format, vous pouvez permettre que des questions soient posées tout au long de l’événement ou vous pouvez allouer du temps pour les questions-réponses à la fin.
- Fournissez le matériel nécessaire, comme du papier et des crayons, si vous attendez de votre public qu’il prenne des notes ou enregistre ses idées.
- S’il s’agit d’un grand atelier, essayez d’intégrer des outils d’interaction mobile. Les applications événementielles et les médias sociaux pourraient convenir parfaitement dans ce cas.
Après l’atelier
La qualité de l’expérience d’apprentissage est une priorité essentielle à toutes les étapes de l’organisation d’un workshop. Pour cela, recherchez des outils d’évaluation efficaces pour la gestion des événements d’atelier qui vous aideront à mesurer la valeur d’apprentissage d’un atelier. Par ailleurs, qu’il s’agisse d’une enquête, d’un sondage ou d’une plateforme d’analyse, concentrez-vous sur l’exploration de l’interaction de votre public avec le contenu de l’atelier.
Conclusion
Un atelier professionnel est l’un des meilleurs moyens de partager une expertise ou d’enseigner une compétence spécifique. Avec un logiciel de gestion d’atelier fiable et un plan détaillé pour chaque étape de l’organisation de l’événement, vous pouvez créer une expérience d’apprentissage précieuse pour votre public cible.
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