Concevez simplement un diagramme de Gantt à l’aide de meilleurs outils

Les responsables de projet sont habitués à l’emploi d’un graphique de Gantt pour coordonner les tâches. Ce moyen n’est pas complexe à employer et reste utile pour n’importe quel objectif. Si vous n’êtes pas familiers avec le diagramme de Gantt, vous découvrirez dans cet article les points essentiels à son usage ainsi que les outils vous permettant de le faire.

Présentation du diagramme de Gantt et son rôle

Créé par Henry Gantt en 1910, ce moyen simplifie la planification de projet en décrivant les travaux par des barres horizontales de diagramme. Son principal rôle est de faciliter l’organisation, la planification et la vérification des tâches. Plus exactement, le diagramme de Gantt vous permet de contrôler l’enchaînement des tâches, surtout quand certaines opérations sont menées en parallèle. Cela peut comprendre :

• Le délai de chaque étape clé
• La pose des jalons pour valider les étapes
• L’affectation et la gestion des ressources (humaines, budgétaires, matérielles…) ;
• La visualiser les tâches à mener ;
• La suivre de l’avancée du projet ;
• Le pilotage à l’égard des délais planifiés de manière globale ou individuelle ;
• L’estimation de l’impact d’un retard sur la date de fin et les autres tâches ;

Autrement dit, le diagramme de Gantt libère tout son potentiel pour des projets compliqués constitués de nombreuses tâches entremêlées. Il demeure cependant tout aussi utile pour des projets plus évidents.

Comment construire le diagramme de Gantt ?

Commencez par préparer vos données

Avant de commencer la conception d’un diagramme de Gantt, vous devez préparer vos données. Pour cela il est judicieux d’utiliser un tableau sur Excel ou saisir, immédiatement, les informations à traiter dans l’outil dont vous allez utiliser.

Définissez les tâches du projet et les jalons

Simplifiez les grands éléments en les décomposant en petites tâches. Le problème est de découvrir la bonne échelle. Car cela doit être  ni trop précis, ni trop large. À côté de cela, choisissez les jalons en fonction des livrables en fin d’étape et des événements approuvant la poursuite ou l’arrêt du projet.

Évaluez la durée des tâches

Le temps prévu pour chaque action est une information essentielle pour la planification. Sélectionnez l’unité la plus correcte comme : heure, jour, semaine… Cela doit se faire en suivant le projet et en conservant la même référence pour la totalité du tableau.

Déterminez les interdépendances entre chaque tâche

Certaines ne peuvent être menées qu’après la fin ou le début d’une autre, ou « tâches séquentielles ». Par ailleurs, d’autres peuvent être traités en parallèle. Il est donc indispensable de déterminer les dépendances. Cela n’est autre que la phase d’ordonnancement.

Connaissez les 4 types de dépendance

• Fin à fin (FF) : les 2 actions doivent s’achever en même temps
• Fin à début (FD) : une tâche ne peut démarrer que lorsque la précédente sera finie.
• Début à fin (DF) : une tâche ne peut pas se finir tant que la précédente n’a pas débuté.
• Début à début (DD) : une tâche ne peut commencer que si la précédente a débuté

Affectez les ressources

Enfin, vous devez affecter les ressources. Pour cela, il faut d’abord les définir, peu importe si elles sont humaines et matérielles. Les informations sur l’affectation des ressources sont extrêmement utiles lorsque vous allez effectuer un suivi précis de l’allocation des ressources. En d’autres mots, cela vous permet de savoir qui fait quoi. Si vous êtes impliqués dans un projet extrêmement complexe, l’utilisation en amont de la méthode PERT s’impose pour répertorier les tâches, définir les dépendances, et considérer les contraintes.

Les meilleurs outils pour réaliser un diagramme de Gantt

GitMind

• Version gratuite : possibilité de créer 10 fichiers maximum
• Version payante : 49€/an, 9€/mois

Télécharger

Caractéristiques principales :

• Fonction de collaboration en ligne
• Exportez des diagrammes existants dans différents formats
• Créez des diagrammes détaillés avec des formes avancées et des images clipart

GitMind est un créateur de cartes mentales et de graphiques en ligne qui peut être utilisé gratuitement sur différents navigateurs Web. C’est un outil fiable puisque vous pouvez utiliser ses modèles prêts à l’emploi gratuitement. En plus de cela, vous pouvez créer tout type de diagramme y compris le diagramme à barres, diagramme pieuvre, diagramme de Gantt, etc. Il est possible d’en créer un à partir de zéro en utilisant les formes avancées et les éléments de diagramme de cet outil. De plus, il existe une option qui vous permet de travailler simultanément avec vos amis en ligne. Après tout, il s’agit d’un créateur de graphiques en général, ce qui signifie qu’il sert également de créateur de diagrammes de Gantt.

Monday.com

• Prix : basique – 25,00 $ / mois ; standard – 39,00 $ ; pro – 59,00 $; Entreprise – 188,00 $

Caractéristiques principales :

• Fournit un tableau d’exécution à ses utilisateurs
• Fournit une zone de commentaires pour les commentaires entre les équipes
• Tableau de bord organisé pour un espace de travail propre

Monday.com est un outil de gestion de projet en ligne que les équipes peuvent utiliser pour répartir le travail entre elles. L’outil fournit un moyen efficace de suivre la progression des tâches individuelles car il dispose d’un système de marquage. Il existe également un moyen pour les équipes de communiquer en utilisant les zones de commentaires dans chaque colonne de tâche. Monday.com est en effet un excellent créateur de diagrammes de Gantt en ligne pour les professionnels. Découvrez ce test proposé par Digitiz pour en savoir plus sur Monday.com.

ProjectManager

• Prix : Basique – 15,00 $ / mois ; équipe – 20,00 $ ; Business – 25,00 $

Caractéristiques principales :

• Fournit des rapports avancés pour chaque tâche
• Permet l’intégration de diverses applications
• Fournit une formation sur les produits

ProjectManager est un autre outil de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour créer un diagramme de Gantt. Il dispose d’un tableau de bord avancé qui suit la progression de votre travail. L’intégration de l’outil avec d’autres applications comme Google Drive est également possible, ce qui ajoute plus de commodité à ses utilisateurs. Outre le diagramme de Gantt, vous pouvez également utiliser cet outil pour créer des tableaux Kanban. Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles ProjectManager est entré dans la liste des grands créateurs de diagrammes de Gantt.

Celoxis

• Prix : Cloud – 22,50 $ / mois ; sur site – 450,00 $

Caractéristiques principales :

• Intégrations multiples pour les applications Google et Microsoft
• Peut exporter des graphiques dans divers documents et formats d’image
• Tableau de bord supérieur de gestion des tâches

Celoxis est un gestionnaire de projet et un créateur de tâches de niveau commercial. Il fournit un tableau de bord simple avec différentes fonctionnalités telles que l’intégration d’applications et l’exportation de fichiers. Vous pouvez exporter votre plan et vos diagrammes de Gantt dans divers formats tels que PNG, JPG et même HTML à l’aide de Celoxis. De cette façon, vous pourrez les partager instantanément avec votre équipe. La distribution des tâches est également facile avec cet outil puisque vous pouvez ajouter une date limite pour chaque tâche. Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire dans ce créateur de diagramme de Gantt, mais laissons-les pour que vous sachiez si vous choisissez de l’essayer.

GanttPRO : créateur de diagramme de Gant

• Prix : individuel – 15,00 $ / mois ; équipe – 6,50 $ / utilisateur par mois ; entreprise – disponible sur demande

Caractéristiques principales :

• Gestion avancée des tâches avec création de sous-tâches
• Fonction d’ajustement automatique de l’horaire
• Soutient la collaboration d’équipe

GanttPro est une solution complète de portefeuille de projets car il dispose d’une gamme d’outils d’efficacité pour augmenter la productivité. En plus de cette vue de diagramme de Gantt habituelle, vous pouvez afficher vos tâches sous forme de tableau ou afficher les tâches individuellement. C’est l’un des moyens les plus efficaces de rester sur la bonne voie avec vos tâches. Vous pouvez également définir les priorités, les délais et l’état du projet avec cet outil. Si vous aimez l’efficacité, cet outil de diagramme de Gantt est fait pour vous.

Smartsheet

• Prix : individuel – 14,00 $ / mois ; entreprise – 25,00 $ / utilisateur par mois

Caractéristiques principales :

• Importer des documents depuis MS Office et d’autres applications Google
• Disponible sur mobile pour Android et iOS

Smartsheet peut être considéré comme la version Web de Microsoft Project. Cela est dû à la forte similitude entre les deux, Smartsheet étant seulement plus compact. En termes de fonctionnalités, il peut créer des diagrammes de Gantt avec divers détails pour la tâche. Par exemple, vous pouvez ajouter des mises à jour, un statut et une progression à chaque tâche. Smartsheet est un créateur de diagrammes de Gantt en ligne très pratique que vous devriez essayer au moins une fois.

TeamGantt

• Prix: gratuit; – 24,95 $ / mois

Caractéristiques principales :

• Exporter des diagrammes de Gantt au format PDF
• Soutient la collaboration d’équipe
• Fonctions de gestion des tâches faciles

Un outil plus pratique que les petites équipes peuvent utiliser est TeamGantt. Ce créateur de diagramme de Gantt freemium est utilisé par de grandes entreprises du monde entier, ce qui témoigne de sa fiabilité. L’outil fournit gratuitement des fonctionnalités de base de gestion de projet, ce qui est assez décent. Cependant, la version payante est plus emballée, car elle possède des fonctionnalités supplémentaires. La collaboration d’équipe, la désignation des tâches et le suivi des tâches ne sont que quelques-unes de ses fonctionnalités. Dans l’ensemble, ce créateur de diagramme de Gantt sera un outil indispensable pour vous et votre équipe.

FunctionFox

• Prix : classique – 35,00 $ / mois ; premier – 50,00 $ / mois ; In-house – 150,00 $ / mois

Caractéristiques principales :

• Créer des rapports pour d’autres actions
• Ajouter des échéanciers pour les jalons atteints pour chaque tâche
• Fournit un calendrier pour une gestion de projet facile

Contrairement à son nom, FunctionFox n’est pas du tout sournois. En fait, il est très direct lorsqu’il s’agit de fournir des moyens pratiques de gérer vos projets. Une solution consiste à fournir des diagrammes de Gantt prêts à l’emploi. Il dispose également d’une fonctionnalité de blog que vous et votre équipe pouvez utiliser pour communiquer. Ce créateur de diagramme de Gantt est l’un de ceux qui peuvent répondre à vos attentes.

Paymo

• Prix : petite entreprise – 8,95 $ / utilisateur / mois ; Business – 14,25 $ / utilisateur / mois

Caractéristiques principales :

• Créez des feuilles de temps pour une gestion du temps plus efficace
• Fournit un diagramme de Gantt de portefeuille
• Planifiez facilement les tâches et les employés

Un moyen plus simple d’améliorer l’efficacité au travail consiste à utiliser un diagramme de Gantt de Paymo. Il dispose d’un large éventail de fonctionnalités telles que des jalons personnalisables, l’intégration d’applications à Slack, Adobe Creative, etc. En dehors de cela, vous pourrez utiliser un diagramme de Gantt Portfolio, qui montre tous les projets en cours dans un seul graphique. Ce mode est parfait pour ceux qui suivent plusieurs projets à la fois. Paymo est un outil de diagramme de Gantt qui vous permet également d’exporter des diagrammes de Gantt en images et documents pour un partage plus rapide.

Canva

Prix : gratuit ; pro – 9,95 $ / utilisateur / mois ; entreprise – 30,00 $ / utilisateur / mois

Caractéristiques principales :

• Modèles de diagramme de Gantt gratuits
• Exporter des fichiers dans différents formats d’image
• Mode de présentation

Enfin, nous avons Canva. Ceci est une application freemium qui vous donne gratuitement des modèles de diagramme de Gantt. Vous pouvez également créer votre propre diagramme de Gantt à partir de zéro à l’aide de cet outil. La création de diagrammes de Gantt détaillés est facile en utilisant cet outil car il prend en charge divers éléments de texte. Vous pouvez également partager vos graphiques facilement en utilisant l’URL de votre graphique. En général, si vous souhaitez créer des graphiques attrayants, utilisez ce créateur de diagrammes de Gantt en ligne.

Conclusion

Les diagrammes de Gantt peuvent sembler simples mais le fait qu’il soit difficile de faire des séjours. En dehors de cela, l’efficacité et la bonne production reposent sur un diagramme de Gantt détaillé qui en fait un aspect critique de tout projet. C’est pourquoi vous devez utiliser un bon créateur de diagramme de Gantt si vous souhaitez tirer le meilleur parti de chacun de vos projets.