Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, les flux de travail et les responsabilités s’accumulent. Pour s’assurer que les complexités d’une entreprise sont décrites de façon claire, les responsables doivent documenter les processus. Cette pratique aide donc les entreprises à déterminer si leurs procédures opérationnelles fonctionnent bien. En outre, une documentation approfondie aide à déterminer les améliorations à apporter. Dans cet article, sachez tout à propos de la documentation du processus.
Définition de la documentation de processus
La documentation des processus implique la description complète des étapes de l’exécution d’une tâche. En général, cette pratique comprend la compilation de divers éléments comme des critères, des exercices et des listes de contrôle. Avant tout, la documentation des processus implique l’examen des procédures commerciales et la création d’une carte des processus. La cartographie des processus permet aux gestionnaires de voir visuellement comment les différentes étapes de l’entreprise sont reliées entre elles.
Utilité de la documentation des processus
Grâce à une documentation détaillée des processus, les responsables seront en mesure de faire ce qui suit
Amélioration des opérations
Cette pratique permet aux équipes d’identifier plus facilement les étapes inefficaces, auxquels il est possible d’apporter des changements.
Amélioration de la formation des employés
On peut partager les documents relatifs aux processus avec les nouveaux employés afin qu’ils puissent se familiariser avec leurs responsabilités.
Registre des connaissances de l’entreprise
Ces documents permettront de conserver des informations essentielles sur le fonctionnement de l’entreprise. Cela peut s’avérer utile à l’avenir, au cas où les employés auraient besoin de se référer à des instructions.
Les étapes pour réaliser la documentation des processus
Lors de la documentation des processus, les responsables doivent suivre certaines étapes. Pour cela, ils doivent utiliser un tableau blanc ou un tableau à feuilles mobiles comme outil de documentation. Cela permet à tous les membres de voir le processus de manière visuelle. Sinon, il est également pratique d’utiliser des logiciels comme GitMind. À présent, connaissez les étapes nécessaires à la réalisation d’une documentation des processus.
1. Définissez le nom du processus
Le processus de documentation commence par l’analyse du nom du processus et une description concise de son objectif.
2. Établissez des Limites
Il est nécessaire de déterminer les points de départ et d’arrivée du processus. Dans ce cas, les gestionnaires doivent également identifier les facteurs qui démontrent que le processus a été mené à bien.
3. Listez les éléments nécessaires aux processus
L’équipe doit dresser la liste de toutes les fournitures et matières premières dont elle a besoin pour mener à bien le processus et indiquer où se les procurer.
4. Notez les activités de processus
À ce stade, les personnes présentes à la réunion doivent prendre note de toutes les activités qui doivent être incluses dans le processus. Par exemple, pour produire un nouveau jouet pour enfants, la marque devra envoyer une demande de marque et créer un statut de fournisseurs.
5. Organisez les processus
Une fois que toutes les activités du processus ont été identifiées, l’équipe doit travailler ensemble et les placer dans une séquence cohérente. Il peut être utile d’enregistrer la raison pour laquelle une activité se trouve à une étape spécifique. Car cela peut être une référence ultérieure.
6. Effectuez la révision des processus
Il est important de revoir la séquence dans son intégralité après l’avoir organisée. Les équipes doivent s’assurer que le processus est achevé dans les limites fixées.
7. Attribuez les rôles pour chaque processus
Identifiez les responsables de l’exécution des activités du processus et attribuez des rôles différents pour chaque étape. Par exemple, un responsable des achats sera chargé de créer les bons de commande, tandis qu’une équipe de contrôle de la qualité inspectera la livraison.
8. Utilisez un bon logiciel
Pour représenter efficacement les processus, il est également recommandé d’utiliser de bons outils comme GitMind, Lucidchard, ou Asana, etc. Grâce aux interfaces intuitives offertes par ces derniers, la documentation des processus devient plus claire.
Exemples de documentation de processus
- Processus général
- Processus d’audit financier
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