La matrice Eisenhower est un cadre de productivité, de hiérarchisation et de gestion du temps. Elle est conçue pour vous aider à hiérarchiser une liste de tâches ou de points à l’ordre du jour en classant d’abord ces points en fonction de leur urgence et de leur importance.
Également appelée matrice de décision Eisenhower, boîte Eisenhower ou matrice urgence-importance, cette approche consiste à dessiner un carré à quatre cases dont l’axe des X est intitulé Urgent et Non urgent, et l’axe des Y, Important et Non important. Ensuite, regroupez les éléments de votre liste dans l’une des quatre cases, la case Urgent-et-Important en haut à gauche exigeant une action immédiate de votre part.
Comment utiliser la Matrice Eisenhower ?
Après avoir dessiné votre matrice Eisenhower, vous aurez quatre cases vides, deux par deux. Cela vous permettra de classer vos tâches dans l’une des quatre catégories possibles :
Premier quadrant (en haut à gauche) : urgent et important
Deuxième quadrant (en haut à droite) : important, mais pas urgent.
Troisième quadrant (en bas à gauche) : pas important, mais urgent.
Quatrième quadrant (en bas à droite) : ni important ni urgent.
Selon James Clear (un expert en productivité), vous pouvez comprendre les éléments de chacun des quatre quadrants grâce à ce cadre simple : Faire, décider, déléguer, et ne pas faire (ou supprimer).
Effectuez les tâches du quadrant 1.
Il s’agit des tâches qui sont à la fois urgentes et importantes et qui, par conséquent, exigent une action immédiate.
Les éléments de ce quadrant comprennent généralement les crises et les problèmes de délais. Un exemple, explique Covey dans son exemple de matrice Eisenhower ci-dessus, pourrait être un incendie dans votre cuisine.
Décidez du moment où vous allez vous occuper des tâches du quadrant 2.
Ce sont des questions essentielles, mais elles ne sont pas urgentes et ne nécessitent donc pas une action immédiate de votre part. Il s’agit donc d’éléments dont vous voudrez planifier le travail à un moment ultérieur.
Les éléments du quadrant 2 sont généralement des tâches ou des projets qui peuvent vous aider personnellement ou professionnellement ou aider votre entreprise à atteindre un objectif à long terme.
Déléguez les tâches du quadrant 3.
Il s’agit de tâches urgentes qui surgissent et exigent une attention immédiate. Mais comme elles ne sont pas nécessaires, elles ne requièrent pas nécessairement votre temps, et vous pouvez donc les confier à quelqu’un d’autre.
Des exemples de ces éléments seraient des demandes d’aide de la part de collègues ou des e-mails marqués comme urgents. Si le contenu de ces interruptions ne s’élève pas à votre niveau d’importance, déléguez-les à d’autres personnes.
Supprimez les éléments du quadrant 4.
Ces éléments de votre matrice d’Eisenhower ne sont ni essentiels ni urgents, vous pouvez donc, dans la plupart des cas, les effacer de votre liste.
Les éléments du quadrant 4 comprennent le défilement de Facebook, la consultation de Twitter ou les jeux. Ces tâches sont acceptables si vous avez le temps ou si vous avez besoin de faire une pause par rapport aux éléments plus importants et plus urgents, mais elles ne doivent pas les supplanter dans votre liste de priorités.
La matrice d’Eisenhower, le meilleur outil pour la gestion du temps
Si la matrice d’Eisenhower est avant tout un moyen de hiérarchiser les priorités. Elle offre des avantages similaires pour déterminer comment les individus ou les équipes doivent consacrer leur temps. L’activité n’est pas nécessairement synonyme de rendement optimal. Cependant, nous pouvons consacrer notre temps à de nombreuses tâches avec un impact minimal. La matrice d’Eisenhower en tient compte et aide les gens à tirer le meilleur parti du temps dont ils disposent.
Mise en pratique
Quadrant 1
Par exemple, les éléments du quadrant 1 sont urgents, ils doivent donc retenir votre attention immédiatement. S’attaquer à ces éléments et les rayer de la liste en premier permet de ne pas laisser tomber ce qui était le plus urgent et le plus important. Ce n’est qu’une fois que tout ce qui se trouve dans le premier quadrant est terminé – ou pris en charge aussi loin que possible pour le moment – que votre regard doit se porter ailleurs.
Quadrant 2
Le quadrant 2 contient tout ce qui est important mais qui n’est pas aussi urgent. Il s’agit donc des éléments que vous devez traiter une fois que vous avez éliminé tout ce qui se trouve dans le premier quadrant. Idéalement, vous pouvez progresser suffisamment tôt pour qu’ils ne deviennent jamais urgents et migrent vers le quadrant 1.
L’étape suivante consiste à vous débarrasser de toutes les tâches du troisième quadrant en les déléguant à quelqu’un d’autre. Seuls les éléments que vous êtes à l’aise de déléguer devraient y figurer, pour commencer, mais une fois qu’ils y figurent, ils devraient être transférés à leur nouveau propriétaire.
Quadrant 3
Et si la délégation des tâches du quadrant 3 vous libère du temps, c’est le quadrant 4 qui ouvre votre emploi du temps. C’est parce que vous ne ferez jamais aucune de ces tâches ! Il suffit de les rayer et de pousser un soupir de soulagement en voyant qu’il y a un peu moins de choses à faire sur votre liste.
Quadrant 4
Bien entendu, les éléments du quadrant 4 ne se limitent pas aux tâches inutiles, mais englobent également les pertes de temps peu gratifiantes qui contribuent à votre manque de temps. Consulter continuellement les médias sociaux, faire défiler les nouvelles, regarder des émissions de télévision en boucle et s’enfoncer dans les trous de lapin d’Internet ne figurent jamais officiellement sur nos listes de tâches, mais ils nous font perdre un temps fou.
En reconnaissant cette réalité, en plaçant ces éléments dans le quadrant 4, vous décidez consciemment d’éviter ou de vous abstenir d’habitudes et de comportements qui apportent peu de récompense tout en réduisant la productivité. Le fait de vous rappeler constamment ce qu’il ne faut PAS faire devrait vous permettre de disposer de quelques heures supplémentaires pour accomplir les tâches que vous devriez faire.
Conclusion
La plupart des gens ont du mal à trouver du temps dans leur emploi du temps chargé pour s’attaquer à ces tâches importantes mais non urgentes. L’intégration de la matrice d’Eisenhower dans votre flux de travail quotidien vous aidera à planifier vos priorités en fonction de ce qui est le plus important pour vous.
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