Comment rédiger une note de service ?

La note de service désigne un document édité par une entreprise afin de communiquer des informations officielles aux salariés. Il s’agit donc d’un document important relatif à la vie de l’entreprise. Dans cet article, sachez comment rédiger une note de service.

Les raisons pour lesquelles il est important de la rédiger

La note de service est le nom d’un outil de communication interne au sein de l’entreprise. Avec ce document, l’employeur, ou la direction, diffuse des informations que les salariés doivent connaître. En guise d’exemple, elle sert à :

• rappeler les règles de sécurité dans les locaux de l’organisation ;
• faire part de l’arrivée ou du départ d’un salarié ;
• informer les personnels de l’arrêt ou de l’ouverture d’un service au sein de l’entreprise ;
• et bien d’autres encore.

Les renseignements véhiculés dans une note de service s’associent souvent à des instructions que les salariés doivent suivre. Par exemple, si le directeur renseigne ses salariés d’une modification de l’accès à l’entreprise, utiliser cette note est un bon moyen. En bref, elle devient utile lorsqu’une information ou une consigne doit être révélée aux salariés.

Qui est responsable de la rédaction d’une note de service ?

Puisque la note de service est très importante, sa rédaction est prise en charge par la direction de la société. Mais si ce n’est pas le cas, une personne située à une position hiérarchique supérieure peut réaliser la note à la place du dirigeant.

Les manières avec lesquelles on diffuse les notes de service

Pour la diffusion, il existe plusieurs méthodes. Effectivement, les responsables peuvent choisir entre :  

• des supports papier remis en mains propres ;
• un affichage au sein de l’entreprise ;
• des courriers électroniques ;
• etc.

Les mentions obligatoires dans la note de service

Comme les autres documents importants, la rédaction doit inclure certaines mentions indispensable. Cela comprend :

• le nom de l’expéditeur : il s’agit en général d’un supérieur hiérarchique ;
• des informations sur les destinataires : qui peut s’agir d’un département au sein de l’entreprise ou bien tous les salariés ;
• la date et le lieu ;
• le numéro de la note de service ;
• le contenu de la note : le message à faire passer ;
• la signature de l’expéditeur ;

Les étapes à suivre pour la rédaction d’une note de service

Pour passer à son réalisation, suivez les différentes étapes ci-dessous :

• commencez par intégrer les mentions obligatoires énoncées ci-dessus ;
• tâchez de vous assurer d’utiliser un style clair, direct, concis et impersonnel ;
• rédiger en veillant à ce qu’elle soit simple à lire ;
• il est conseillé de bien illustré les informations à transmettre pour les rendre bien visibles ;

Conclusion

La rédaction d’une note de service est indispensable pour chaque dirigeant d’entreprise, car cela peut faciliter la gestion de l’organisation. Grâce au guide et aux conseils que vous avez vus dans cet article, vous pouvez à présent réaliser vos notes de service sans difficulté.