De nos jours, le succès d’une entreprise se repose également sur la qualité d’information qu’elle dispose. Peu importe le domaine : commerciales, comptables, sociales ou fiscales, une entreprise doit traiter ses données. À cet égard, beaucoup optent pour l’usage du système d’information. Maintenant, découvrez les définitions, les règles, ainsi que les outils à utiliser dans le système d’information.
Définitions du système d’information
Un système d’information désigne un ensemble d’équipements impliqués dans la collecte, le traitement, le stockage ainsi que la diffusion d’informations. Les entreprises et les sociétés utilisent les systèmes d’information pour :
- Interagir avec leurs fournisseurs ;
- Interagir avec leurs clients ;
- Réaliser des opérations ;
- Gérer leur organisation ;
- Mener à bien leurs campagnes de marketing
Par ailleurs, les particuliers s’appuient également sur les SI pour interagir avec leurs pairs et leurs amis, par le biais des réseaux sociaux. Pour le reste, le système d’information permet d’effectuer des activités quotidiennes telles que les opérations bancaires, les achats, la recherche de connaissances, etc.
Les règles du système d’information
On peut dire qu’un élément fait partie des SI lorsqu’il peut traiter ou gérer les données fiscales, financières, comptables, commerciales, managériales, etc. Et attention, tâchez de ne pas confondre le SI avec le système informatique. N’oubliez jamais que le système informatique n’est qu’un sous-ensemble du système d’information. Le système informatique ne regroupe que l’ensemble des moyens informatiques nécessaires au traitement de l’information.
Par ailleurs, les systèmes d’information sont variés selon des domaines précis. Par exemple :
- Le système d’information commerciale ou SIC, sert à faciliter la diffusion d’information commerciale au sein d’une entreprise ;
- Système d’information comptable ou SIC, comporte l’ensemble des dispositifs permettant de traiter et de contrôler les données comptables, financières, fiscales, et sociales ;
- Le système d’information des ressources humaines ou SIRH, regroupe les logiciels et outils destinés à la gestion des ressources humaines.
Quand le SI est fiable, il permet de mieux contrôler la prise de décision au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Aussi, il est important de déterminer le fonctionnement de votre système d’information. C’est l’astuce clé pour assurer le succès de votre entreprise.
À part l’aspect matériel et organisationnel, le capital humain est également un véritable atout pour le SI. Cela peut s’agir d’un :
- Ingénieur en système d’information ;
- Consultant en système d’information ;
- Responsable de gestion du personnel ;
- Directeur du système d’information DSI ;
Les professionnelles comme ces derniers peuvent vous accompagner dans le développement de l’efficacité de votre SI.
Quelques outils à utiliser dans le système d’information
En général d’innombrables outils peuvent être utilisés dans le système d’information. Il est donc impossible de tous les lister. Cependant, nous vous conseillons l’utilisation des quelques outils suivants.
GitMind pour collecter les données
Puisqu’une image vaut mille mots, une meilleure idée est de collecter vos données sur une carte mentale. À ce sujet, GitMind est le mieux placé. Il s’agit d’un logiciel avec lequel vous pouvez construire des cartes mentales, des diagrammes, des organigrammes, des logigrammes, etc. En bref c’est très flexible pour collecter vos données.
Par ailleurs, GitMind est entièrement gratuit. Il n’est donc pas nécessaire de payer pour collecter des données sur ce SI. Sachez également que, vous profiterez de plusieurs modèles de cartes modifiables sur GitMind, ce qui facilite énormément vos tâches de collecte de données. Si vous voulez travailler plus vite, GitMind permet la collaboration entre collègues.
Google Docs, Google Sheet, Google slide pour le traitement des données
Comme nous venons de voir sur la définition, le SI implique le traitement des données. Pour cela, nous vous conseillons d’utiliser les suites bureautiques de Google. Il s’agit de Google docs, Google Sheet, Google slide, etc.
Ces logiciels sont des meilleures alternatives en ligne des suites bureautiques de Microsoft. Vous pouvez donc traiter vos données sur ces outils de la même manière que lorsque vous travaillez sur les offices de Microsoft. Par exemple, si vous voulez concevoir des diaporamas comme sur PowerPoint, Google Slide est tout indiqué, ou si vous voulez faire de la comptabilité, Google Sheet peut faire l’affaire.
Les clouds pour le stockage
Pour le stockage de vos données pourquoi ne pas utiliser les clouds. À ce sujet, Google Drive est un bon exemple. En effet, vous pouvez avoir des espaces gratuits de Google Drive juste en ouvrant un compte Gmail.
Sinon, vous pouvez investir dans des services de stockages cloud payant pour avoir plus d’espaces. L’avantage de l’utilisation de cloud c’est que vos données sont sauvegardées sur des serveurs. En cas de pannes de matériels, vos données sur cloud restent intactes.
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