La planification nécessaire pour gérer et mener à bien un projet peuvent sembler insurmontables au départ. Mais au lieu de vous jeter par la fenêtre du bureau, abordez le projet en le décomposant en quelques étapes faciles à gérer et en organisant les efforts requis. Voici donc les 5 étapes pour une gestion de projet efficace dont vous devez découvrir.
Identifier la portée du projet
Au cours de cette phase, vous évaluerez l’idée du projet avec votre équipe, en posant des questions comme :
Le projet, est-il lié à l’activité principale l’entreprise ?
- L’entreprise est elle capable de le mettre en œuvre ?
- Y a-t-il un bénéfice considérable pour l’entreprise ?
Si la réponse à ces questions est positive, vous pouvez commencer à définir la portée du projet et identifier les partenaires potentiels. Par conséquent, si votre projet nécessite une étude de faisabilité, c’est le bon moment pour la réaliser.
Planification
La planification est une étape cruciale de la gestion de projet. Les lignes directrices sont élaborés dans cette phase. Cela comprend :
- l’établissement de buts et d’objectifs concrets ;
- l’estimation des coûts ;
- la définition des résultats à atteindre ;
La planification de projet contiendra également des informations sur l’obtention des ressources ainsi que sur la manière de produire une documentation de qualité, pour communiquer au sein de l’équipe et avec les parties prenantes externes. Dans cette étape, il est également nécessaire de prévoir la gestion des risques ainsi que les imprévus, et bien plus encore. Aussi, la planification de la gestion de projet doit comporter un calendrier clair avec des informations détaillées sur ce qui doit se passer et à quel moment. Trello est un outil en ligne que vous pouvez utiliser comme outil de planification de projet.
Exécution
Dans la plupart des cas, l’étape d’exécution est le moment où le projet acquiert une visibilité externe. Cette étape commence généralement par une réunion. L’objectif est d’informer chaque membre de l’équipe de ses tâches et des détails importants du projet. Dans cette phase, l’accent est mis sur la création d’une documentation complète et précise. Votre rôle en tant que chef de projet est de répartir les ressources de manière équilibrée et d’aider les membres de l’équipe à rester concentrés sur leurs tâches. Cela signifie également que le succès de la phase d’exécution d’un projet dépend en grande partie du soin que vous avez apporté à la phase de planification.
Suivi et contrôle
Cette étape chevauche souvent la phase d’exécution de la gestion de projet. Au cours d’un projet, vous devrez garder un œil sur l’état des produits livrables et prévoir des réunions d’équipe régulières. Le but est de s’assurer que vous restez sur la bonne voie. Dans cette étape, vous devrez être attentif aux éventuels écarts par rapport aux objectifs prédéfinis.
Achèvement
Un projet est terminé lorsque l’objectif est atteint ou lorsque le produit est officiellement livré et que toutes les parties prenantes sont informées. Mais avant cela, il est conseillé de réunir l’équipe et d’évaluer le projet en posant des questions comme : qu’est-ce qui a fonctionné et qu’est-ce qui aurait pu être mieux ? Cela vous permettra d’éviter des erreurs similaires à l’avenir et vous permettra d’établir des processus plus stables.
Conclusion
La gestion de projet peut s’avérer difficile, mais lorsque vous connaissez les étapes nécessaires, cela devient plus concret et plus simple. Par ailleurs, nous vous recommandons d’utiliser un bon logiciel de gestion de projet pour faciliter la réalisation de chaque étape.
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