Plusieurs grandes entreprises, on réussit à atteindre leur objectif avec l’aide de méthodes comme la matrice impact/effort. De l’augmentation des résultats à la plus grande motivation de l’équipe, les avantages obtenus grâce à cette dernière sont multiples. Dans cet article, sachez tout sur la matrice impact/effort.
Qu’est-ce que la matrice impact/effort ?
La matrice impact/effort est un outil vous permettant de hiérarchiser les tâches. Il divise les tâches en 4 groupes, et les classe selon l’impact généré et l’effort dépensé. Son origine n’est pas tout à fait certaine, mais elle est largement utilisée par les entrepreneurs. Les principaux objectifs de ce modèle d’analyse sont de sensibiliser à l’utilisation du temps et de planifier l’exécution des projets. Le format de la matrice impact/effort est très similaire à celui d’autres méthodologies dans la gestion du temps. Cependant, son approche simple et directe peut contribuer à apporter encore plus de clarté dans l’exécution des activités.
La matrice est divisée en deux axes, vertical et horizontal. La première, qui traite l’impact, prend en compte des facteurs tels que les bénéfices, les ventes et la satisfaction des clients. Le second, l’effort, prend en compte le temps, l’énergie, l’argent ou les ressources humaines qui seront utilisés dans la tâche.
Comment fonctionnent les quadrants de la matrice impact/effort
Quadrant I
Il regroupe les tâches productives, car ce sont celles qui génèrent plus de résultats avec moins d’efforts. Ces actions doivent être effectuées immédiatement, dans la mesure où l’entreprise le peut. En plus d’apporter des bénéfices rapides, le premier quadrant permet de stimuler l’équipe.
Quadrant II
Le deuxième cadran rassemble des actions qui sont également importantes, mais elles sont difficiles à mettre en œuvre. Ces tâches exigent de la discipline, une amélioration constante et de la patience. Elles doivent donc être traitées avec soin.
Quadrant III
Les tâches du troisième quadrant ne sont pas complètement inutiles. Elles demandent peu d’efforts, et elles sont souvent attrayantes. Le problème est que les résultats générés sont faibles. Il faut donc toujours être conscient de ce groupe et se demander si les tâches qui s’y trouvent sont vraiment nécessaires.
Quadrant IV
Le quatrième cadran est moins important, car il amène les équipes à dépenser leur énergie sans voir de résultats. Si l’une de ses tâches est vraiment nécessaire, cherchez des moyens plus créatifs et plus amusants de les accomplir.
Les principaux avantages de l’utilisation de la matrice impact/effort
Des résultats accrus
Le grand avantage de cet outil est de comprendre comment générer des gains rapides, en optimisant le temps et les ressources. Autrement dit, il maximise la productivité. En outre, l’équipe commence à générer plus de résultats avec moins d’efforts, ce qui est le rêve de toute entreprise.
Concentration et clarté
La matrice impact/effort indique rapidement les tâches sur lesquelles une équipe ou un professionnel doit se concentrer. L’attention et la concentration deviennent accrues, d’où une meilleure productivité.
Consensus d’équipe
La matrice impact/effort peut être appliquée avec la participation des collaborateurs. De ce fait, il tend à générer un consensus au sein de l’équipe, stimulant l’esprit de collaboration et agissant comme un facteur de motivation.
Comment créer une matrice d’effort et d’impact ?
1. Convoquez l’équipe pour une réunion
Pour commencer, assurez-vous que toutes les parties concernées sont présentes au début de la session. Il est essentiel que la matrice comporte les idées des parties prenantes qui ont un point de vue de première main.
2 Identifiez les buts et les objectifs de l’équipe
Faites un brainstorming sur les principaux buts et objectifs de l’équipe. Cela leur permet de s’aligner sur l’objectif global.
3. Créez un diagramme à 4 quadrants
La matrice d’effort et d’impact est organisée selon deux axes : le niveau d’effort et le niveau d’impact. Vous devez le construire.
4. Ajoutez les tâches individuelles à faire dans les 4 quadrants
Classez les éléments envisagés par l’équipe sur la matrice en fonction de l’effort et de l’impact qu’ils représentent.
5. Créez un plan d’action basé sur vos résultats
En comprenant l’impact et l’effort de toutes les activités, vous pouvez hiérarchiser les choses à faire et déterminer celles qui méritent l’utilisation du temps et des ressources à l’avenir.
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