5W1Hメソッドは、職場における問題解決のための便利なツールです。
状況に応じた適切な質問を行い、背景や目的、
制約条件を詳細に分析することで、最善のアプローチを見出せます。
本記事では、5W1Hの意味と活用方法、
AIを活用した5W1Hフレームワークの作成方法について解説します。
目次
5W1Hとは？
5W1Hは、問題の中にある基本要素である
「いつ（When）」、
「どこ（Where）」、
「誰（Who）」、
「何（What）」、
「なぜ（Why）」、
「どのように（How）」を明らかにする質問アプローチおよび問題解決方法です。
この手法は、様々な視点から事柄を捉え、ある特定の状況について深い理解を得ることを目的としています。このフレームワークは、組織における継続的なプロセス改善の手法として広く活用されています。
5W1Hそれぞれの要素の意味
When【いつ】
Whenは、5W1Hの中の「いつ」に当たる要素で、問題が発生した日時や期間、期限などを示す大切な情報です。
Whenを明らかにするのは、問題の文脈を理解し、効果的な対応につなげるために重要なポイントなんですね。
例えば、企業で製品に異物混入の問題が発生した場合、When（いつ）を明確にすれば：
● 影響範囲の特定が容易
● 製造時期との関連から原因の特定が可能
● 迅速な回収対応が可能
● 過去事例との比較分析ができる
Where【どこで】
Whereは、5W1Hの中の「どこで」に当たる要素で、どこ、どこからどこまで、どのあたりなど問題が発生した場所や環境を示す情報です。
Whereの情報を明確にすることで、問題の状況をより詳しく把握でき、効果的な解決につなげられるのです。
例えば、工場での製品不良の問題を考えてみる場合、Where（どこで）の情報を明確にすることで、以下のようなことが明らかになります：
● その部門や製造ラインに何か問題がある可能性が高い
● その部分の設備や工程に原因があると考えられる
● その部分を重点的に調査・改善すれば、効果的に問題解決できる
Who【誰が】
Whoは、5W1Hの中の「誰が」に当たる要素で、顧客や消費者、取引先、業務の担当者など、その状況のターゲットとなるものが該当します。
「Who」を明確にすることで、適切な関係者を巻き込んで解決策を検討できます。
例えば、新製品の開発プロジェクトの中には、「Who」に関する主な検討事項は以下になります：
● 意思決定者: 経営陣、プロジェクトマネージャー
● 主要な利害関係者: 開発チーム、マーケティング部門、営業部門、顧客
● 影響を受ける人: 製造部門、物流部門、顧客
● 問題解決に貢献できる人: 技術専門家、ユーザー、サプライヤー
What【何を】
Whatは、5W1Hの中の「何を」に当たる要素で、商品名やサービス、議題、プロジェクト等物や事の対象物を表します。
「What」を明確にすることで、問題の本質と解決の方向性が見えてきます。
例えば、企業の経費を削減する場合、「What」を考えると：
● 何が問題なのか：経営環境の悪化により、コスト削減が急務となっている
● 問題の背景と経緯：景気低迷による売上減少、コストの増加
● 何を解決したいのか(目的)：収支の改善を図る、収益性の向上
● 何が課題となっているのか(障害)：従業員の理解と協力が得にくい、既存の業務プロセスや体制の見直しが難しいなど
Why【なぜ】
Whyは、5W1Hの中の「なぜ」に当たる要素で、問題や課題の根本原因を探り、その理由や背景を明らかにすることです。
「Why」を明確にすることで、根本的な解決策を見出すことができます。
例えば、新製品開発プロジェクトの場合、「Why」を考えると：
● 既存製品の売上が伸び悩む理由は何か
● なぜ新製品開発が必要なのか
このように、なぜその問題が起きているのか、なぜ今対処する必要があるのかを探ることで、状況を適切に理解し、有効な解決策を導くことができます。
How【どのように】
Howは、5W1Hの中の「どのように」に当たる要素で、問題解決や目標達成のために、具体的にどのように行動し、実行していくかを示すことです。
「どのような方法で問題を解決するか」、「どのような手順を踏むべきか」、「どうしたら改善できるか」など、いくつかの方法や手段を並べます。
例えば、経費削減の場合、「How」を考えると：
● 費データの収集・分析システムの構築など経費の管理体制を強化
● 業務の効率化と無駄の排除
● 賃貸、人件費など固定費の削減
このように、「How」を具体的に検討し、目標達成に向けた実践的な取り組みができるようになります。
5W1Hをビジネスでの活用方法
ビジネスの様々な場面で5W1Hは非常に有効な問題解決のフレームワークとして活用できます。
ここでは、新刊の本を効果的に宣伝することを例にして、5W1Hの活用方法を説明します。
When：いつ宣伝するか
● 書籍の発売時期やプロモーションのタイミングを検討
● 発売前からの事前告知、発売直後の集中PR
● 季節的なタイミング(夏休み、クリスマスなど)を考慮する
● 競合タイトルの発売時期も踏まえる
Where：どこで宣伝するか
● 主要な販売チャネル(書店、Eコマース)でのPR
● ターゲット層の利用するメディア(SNS、ブログ、動画サイトなど)を活用する
● 著者のメディア出演や書店イベントの開催場所を検討する
Who：誰に向けて宣伝するか
● 書籍のターゲット層を詳細に分析
● 年代、性別、職業、趣味嗜好、読書習慣などの特徴を把握する
● ターゲット層の情報収集や購買行動の特徴を理解する
What：何を宣伝するか
● 新刊書の主なテーマ、特徴を明確に
● 著者の経歴や注目点を訴求
● 書籍の魅力を効果的に伝えられるよう工夫
Why：なぜ宣伝するか
● 読者にとっての価値や意義を明示
● 読書の動機付けとなるメリットを訴求
● 書籍が選ばれる理由を説得力のあるかたちで示す
How：どのように宣伝するか
● 書籍の魅力を効果的に訴求する広告・PR手法
● キャッチーなタイトル、書影、紹介文
● 著者インタビューや書評など、信頼性の高いコンテンツ
● SNSやオンラインメディアなど、ターゲット層に合わせた発信チャネル
● プロモーション予算に応じたマルチチャネルのアプローチ
❖ 5W1Hの順番変更 ❖
場合によっては、5W1Hの順序を工夫する必要があります。
目的や経緯を理解させる場合はWhyから始めることもありますし、
問題や重大性を明確にする場合はWhatから始めることもあります。
重要な関係者が関与している場合はWhoから始めることもあります。
順序を間違えると混乱を招くこともあるので、注意が必要です。
AIによる5W1Hフレームワークの作り方
5W1Hの方法を活用する際は、必要な基本要素を直接紙に書くだけでなく、マインドマップツールを使って5W1Hのフレームワークを作ることもできます。
さらに、AIの機能を持つマインドマップツールGitMindを使えば、必要な5W1Hの枠組みと具体的な内容をワンクリックで生成することができます。
この内容に基づいて、5W1Hの方法をより効率的に使って、あらゆる問題を解決することができます。
ここではGitMind AI機能を利用して、5W1Hフレームワークを効率に作成する方法を紹介します。
1、GitMindのAIマインドマップページにアクセスして、「使ってみる」をクリックします。
2、「AIマインドマップ」を選定するままで、5W1Hを活用させたいビジネス事例のプロンプトを一言だけで入力してから、「作成」をクリックします。
3、ご指定の5Ｗ1Ｈフレームワークが自動的にマインドマップの形で生成されます。
4、最後は5W1Hの要素を確認して具体的な内容を記入すれば、5W1Hを活用したビジネスアプローチが効率的に仕上がります。
ご注意：
GitMindのAIマインドマップ生成機能はクレジットが必要ですが、新規登録ユーザーには無料で30クレジットがサービスされるので、無料でも30回までご利用いただけます。まず無料で試してみてから、有料会員の購入かを決めましょう。
一言プロンプト以外に、PDF、DocやPPTなどの文書ファイルからも自動的にマインドマップを生成するこもできます。ファイルをアップロードするだけで、GitMind AIが自動的に文書の内容を分析して、詳しいマインドマップを出力します。
更に、内臓のCopilot AIチャット機能を利用しれ、マインドマップの内容に質問したり、アイディアをAIチャットで検討すれば、さらに5W1Hを活用した効果的なビジネスアプローチが期待できます。
5W1H発展形：5W2H・5W3H・7W2H・7W3Hとの違い
5W2Hとは
5W2Hは、5W1Hに「How much（いくら）」が追加されたものです。
5W1Hは基本的な情報収集や問題解決の視点を示しますが、5W2Hはさらに「量」に関する情報を得ることができる点が特徴です。
例えば、ビジネス計画を立てる際に5W2Hを使えば、「いくらの予算が必要か」「販売数はいくつ見込めるか」など、より具体的な情報を得ることができます。
5W3Hとは
5W3Hは、5W1Hに「How much（いくら）」と「How Many（どれくらい）」が追加されたものです。
5W3Hは5W1Hに「数量」と「頻度」に関する質問項目が加わったものになります。
例えば、ビジネス計画を立てる際に5W2Hを使えば、「いくらの予算が必要か（How much）」「新製品の発売はどのくらいの頻度で行うか（How Many）」など、より具体的な情報を得ることができます。
7W2Hとは
7W2Hは、5W1Hに「Whom（誰に）」、「どれを（Which）」、「いくらで（How much）」3つの質問項目が追加されたものになります。
7W2hは、プロジェクトや計画が複雑であり、関与する要素が多い場合に特に有効です。
例えば、新製品の開発計画を立てる際に7W2Hを使えば、「予算はいくらか（How much）」「誰が開発するのか（Who）」、「どの機能・仕様にするか（Which）」といった情報をより詳細に把握できるようになります。
7W3H
7W3Hは、5W1Hに「Whom（誰に）」、「Which（どれを）」、「How much（いくらで）」、「How Many（どれくらい）」4つの質問項目が追加されたものになります。
7W3Hは、複雑な課題に対する計画・分析・問題解決において適しています。
5W1H、5W2H、5W3Hを上手に活用するポイント
5W1Hは非常に有用なツールで、上記紹介したフレームワークを上手く活用するには、まず、「問い」を徹底的に立てることが重要です。問題点や目的を明確にするため、5W1H、5W2H、5W3Hを網羅的に使いましょう。
次に、質問する順序を論理的に整理することで、物事の流れを作り出せます。具体的な情報を集めるときは、「どのように」「どれだけ」といった問いを活用しましょう。
そして、「なぜ」という問いを使うことで、原因と背景を理解し、効果的な解決策を見出すことができます。
最後に、5W3Hを活用することで、網羅的な情報収集ができ、課題の全体像を把握できます。
このように、状況に合わせて5W1H、5W2H、5W3Hを組み合わせて使うことで、論理的で詳細な情報を引き出し、課題の本質を理解し、最善の解決策を見出すことができます。
まとめ
Gitmindを使えば、5W1Hや5W2Hなどの可視化フレームワークを使って、普段は見えにくい事項の理解を効率的に深めることができます。
また、5W1Hだけでなく、ビジネスで欠かせないその他のフレームワークやリソース、図表の作成も直感的なインターフェースで行えるので、仕事の質と生産性を高められます。
さらに、GitmindのAI機能を使えば、チームで最短時間でフレームワークを共同制作することもできます。
可視化とコラボレーションを組み合わせた強力な5W1Hツールをぜひ使ってみましょう。
