業務の進め方がわからなかったり、チーム内で認識のズレがあったり…そんなお悩みはありませんか？
その解決策の一つが「フローチャート」です。
フローチャートとは、仕事や考えの流れをシンプルに図式化するツール。一見難しそうに見えますが、いくつかの基本を押さえれば、誰でも簡単に作ることができます。
この記事では、フローチャートの基本から、すぐに役立つ作り方のコツまで、初心者向けにわかりやすく解説していきます。
この記事でわかること
- フローチャートの基本：その定義と作成する目的
- 作成のメリット：業務の可視化や効率化など
- 基本記号とルール：よく使う記号とその正しい使い方
- 作り方のステップ：誰でも簡単にできる具体的な手順
- 失敗しないコツ：わかりやすいフローチャートを作るためのポイント
さあ、一緒にフローチャートの世界をのぞいてみましょう！
目次
フローチャートとは？なぜ業務改善に役立つのか？
「フローチャート」や「フロー図」という言葉を聞いたことはあっても、いざ自分で作ろうとすると、「何から始めればいいの？」と迷ってしまいますよね。
そもそも、フローチャートとは、業務や思考の「流れ（フロー）」を「記号（チャート）」で表した図のことです。矢印や四角、ひし形などのシンプルな記号を使い、プロセスを整理し、視覚的に表現します。
なぜフローチャートが多くのビジネスシーンで活用されているのでしょうか？それには、主に4つの大きなメリットがあります。
業務の全体像がひと目でわかる
文章だけでは理解しにくい複雑な業務も、フローチャートにすることで、流れ全体を直感的に把握できます。これにより、チーム全体の認識が統一され、スムーズな連携が可能になります。
「属人化」を防ぎ、誰でも同じ業務を行える
特定の担当者しか知らない業務プロセスを可視化することで、誰でもその業務を引き継ぐことができます。これにより、担当者が不在でも業務が滞ることがなくなり、チーム全体の生産性向上につながります。
無駄な工程や重複を発見し、業務を効率化できる
フローチャートを作成する過程で、当たり前だと思っていた業務の流れを見直すことができます。その結果、「この作業は本当に必要なのか？」や「もっと効率的な手順はないか？」といった疑問が生まれ、業務改善のきっかけになります。
新入社員の教育やマニュアル作成に活用できる
フローチャートは、業務マニュアルや研修資料として非常に優れています。文字だけでは伝わりにくい部分も、図にすることで直感的に理解しやすくなり、新人教育の時間を大幅に短縮できます。
フローチャートで使う基本記号とルール
フローチャートには、JIS（日本工業規格）で定められた多くの記号がありますが、日常の業務で使うのはごく一部です。まずは、この4つだけ覚えておけば十分です。それぞれの記号が持つ役割と、実際の使い方について詳しく見ていきましょう。
1. 開始・終了（端子）
意味： フローチャート全体のプロセスの始まりと終わりを示します。
使い方： フローチャートには必ず一つずつ「開始」と「終了」の記号を配置します。これにより、図の範囲が明確になり、どこから読み始めればいいのか、どこで終わるのかがすぐにわかります。プロセスの出発点とゴールをはっきりさせることで、チーム全員が同じ認識を持てます。
2. 処理（動作）
意味： 具体的な行動や作業、タスクを示します。
使い方： 「書類を作成する」「データを入力する」「承認を行う」など、人が行う具体的な作業や、システムが自動で行うプロセスを記述します。記号内のテキストは、一目で内容がわかるように動詞を使って簡潔に書くことが重要です。
3. 判断・分岐
意味： 条件によってフローが分岐する、意思決定のポイントを示します。
使い方： 「在庫はあるか？」「承認されたか？」といった「はい」か「いいえ」で答えられるような疑問をひし形の中に記述します。ここから出る矢印に「はい（Yes）」や「いいえ（No）」といった判断結果を書き添え、それぞれの結果に応じた次のプロセスへつなげます。
4. 流れ線
意味： プロセスの進行方向や順序を示します。
使い方： すべての記号は、この流れ線（矢印）でつなぐ必要があります。矢印の向きは、基本的に「左から右へ」または「上から下へ」となるように統一すると、誰が見てもわかりやすいフロー図になります。また、線の交差はなるべく避けるようにしましょう。
主要記号まとめ
これらの基本記号を適切に組み合わせることで、複雑な業務フローもシンプルかつ明確に表現できます。
誰でもできる！フローチャート作成の4ステップ
さあ、実際にフローチャートを作ってみましょう。難しく考える必要はありません。以下の4つのステップに沿って進めるだけで大丈夫です。
ステップ1：目的を明確にする
まずは、なぜこのフローチャートを作るのかをはっきりさせましょう。
- 新人向けの業務マニュアル？
- 業務の無駄を見つけるため？
- 顧客からの問い合わせ対応フロー？ 目的が明確だと、必要な情報や図の範囲が定まり、スムーズに作業を進められます。
ステップ2：タスクを洗い出す
対象となる業務のすべての工程を、細かく書き出してみましょう。 この段階では、どんなに小さな作業でも漏れなくリストアップすることが重要です。
ステップ3：順番に並べ、記号を配置する
洗い出したタスクを、時系列に並べ直します。 そして、それぞれのタスクに「処理」「判断」といった適切な記号を割り当て、矢印でつなぎます。この時、フローチャートは必ず「開始」と「終了」の記号で挟むことを忘れないでください。
ステップ4：関係者と共有し、改善する
完成したフローチャートを一人で完結させるのではなく、チームのメンバーや関係者に見てもらいましょう。 「この部分はもう少し詳しく書いた方がいい」「この工程は不要ではないか」といったフィードバックをもらうことで、より正確で実用的なフロー図に磨き上げることができます。
わかりやすいフローチャートを作るための5つのコツ
せっかく作っても、複雑でわかりにくい図になってしまっては意味がありません。 ここでは、誰が見ても一目で理解できるフローチャートを作るためのポイントを5つご紹介します。
①1ページに収める
長すぎるフローチャートは、全体像を把握しにくく、見る人を疲れさせてしまいます。できればA4用紙1枚に収まるように、シンプルにまとめることを意識しましょう。
②記号はシンプルに
たくさんの種類の記号を使いすぎると、かえって混乱を招きます。前述の「開始」「処理」「判断」の3つに、必要に応じて他の記号を少し加える程度に留めましょう。
③テキストは簡潔に
記号内のテキストは、一目で内容がわかるように簡潔にまとめます。動詞で終わるように書くと、具体的でわかりやすくなります。 例）NG: 「お客様と電話で話す」 → OK: 「お客様に電話確認」
④矢印の向きを揃える
矢印は、基本的に左から右、上から下へと流れるように描くことで、視線の動きがスムーズになります。
⑤分岐を明確に
ひし形の分岐点では、「はい」と「いいえ」など、それぞれの矢印に判断基準を明確に書きましょう。これにより、見る人が迷うことなくフローを追うことができます。
フローチャート作成に役立つおすすめツール
フローチャート作成は、紙とペンでも可能ですが、より効率的でプロフェッショナルな図を作るなら、専用ツールの活用が不可欠です。ツールを使えば、作成から共有、編集までをスムーズに行うことができ、さらに見栄えの良いフロー図を簡単に作れます。ここでは、初心者からビジネスパーソンまで幅広く使える、AI搭載のGitMindをご紹介します。
GitMindの魅力：テンプレートとAI機能
GitMindは、フローチャート作成を強力にサポートするAI搭載ツールです。
豊富なテンプレート:業務フロー、システム設計、意思決定プロセス、企画の構成など、様々なシーンに合わせたテンプレートが豊富に用意されています。これにより、ゼロから始める手間が省け、すぐに作成に取り掛かれます。
AIによるサポート
AIアシスタントがアイデア出しをサポートしてくれるため、「何から書けばいいかわからない」という時でも安心です。キーワードを入力するだけで、自動でフローチャートの骨組みを生成してくれます。
GitMindでフローチャートを作成するステップ
1．フロー図テーマを入力
AIフローチャートページを開き、プロンプト欄で、作成したいフロー図のテーマーを入力して、「生成」ボタンをクリックします。プレビュー欄で該当のフロー図が生成さら、そのまま「ダウンロード」または「保存して編集」できます。
2．記号と矢印の追加
画面左のメニューから必要な記号をドラッグ＆ドロップで追加し、矢印でつなぎます。
3．AIに相談
もし作成中にアイデアに詰まったら、AIアシスタントに相談してみましょう。フローチャートの改善点や新しい視点を提案してくれます。
フローチャートの活用法
フローチャートは、業務の可視化はもちろん、日々の生活や思考整理にも役立ちます。ここでは、その様々な活用法についてご紹介します。
業務プロセスの「見える化」（一般的な活用法）
フローチャートの最も一般的な使い方が、業務プロセスを可視化することです。例えば、
- 顧客からの問い合わせにどう対応するか
- 新規プロジェクトの進め方
- 経費精算の手順 などを図にすることで、チームメンバーが誰でも同じように業務を進めることができます。これにより、業務の属人化を防ぎ、効率を大幅に向上させることができます。
意外な活用法
フローチャートは、業務の効率化だけでなく、プライベートな場面や思考整理にも力を発揮します。
- 企画のアイデア出し: 「どんな企画にしようか？」と悩んだら、フローチャートを使ってアイデアを広げてみましょう。思考の流れをたどることで、新しい視点や可能性を発見できます。
- 日常のタスク管理: 朝起きてから家を出るまでの準備、週末の買い物の段取りなど、日常のルーティンをフローチャートにしてみると、無駄な動きが発見でき、より効率的に時間を活用できます。
フロー図作成にによくある質問（FAQ）
Q1. 記号の正しい使い方を知りたいです。
A. フローチャートの記号には厳密なルール（JIS規格）がありますが、社内やチーム内での共有が目的なら、誰もが理解できるシンプルな記号で十分です。迷ったら、この記事で紹介した4つの基本記号を使ってみてください。
Q2. フローチャート作成で一番重要なことは何ですか？
A. 作成の目的を明確にすることです。「誰に何を伝えるか」がはっきりすれば、それに合わせて必要な情報を選び、シンプルでわかりやすい図を作ることができます。
Q3. 作成する際、いきなりツールを使うべきですか？
A. まずは紙とペンで大まかな流れを書き出すことをお勧めします。思考を整理し、全体の構成を固めてからツールで清書すると、効率的に作業を進められます。
まとめ｜フローチャートで業務を「見える化」しよう
フローチャートは、単なる図ではありません。それは、業務を「見える化」し、チーム全体の生産性を高めるための強力なコミュニケーションツールです。
「難しそう」と敬遠せずに、まずはこの記事で紹介した4つのステップと、たった4つの基本記号を使って、身近な業務からフローチャート作りに挑戦してみてください。
最後に、この記事で学んだフローチャートの作り方を、実際に手を動かして試してみませんか？GitMindを使えば、この記事で解説したポイントをすべて活かしながら、AIの力を借りて効率的にフローチャートを作成できます。豊富なテンプレートを使えば、すぐにでも始められます。ぜひ一度お試しください。
コメントを書く